Entspannte Abwesenheit: Weihnachtsurlaub mit KI vorbereiten

Stella: Schön, dass ihr wieder eingeschaltet habt zu einer neuen Folge von t3n MeisterPrompter,

Stella: dem Podcast, der eure Prompts auf Hochglanz poliert.

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Stella: Ich sitze hier gemeinsam mit Renate von renate.gpt.

Renate: Und du bist Stella von t3n.

Stella: Ich finde es auch süß, dass wir uns immer gegenseitig vorstellen,

Stella: anstatt einfach zu sagen, wer wir selber sind. Aber irgendwie,

Stella: ich weiß nicht, das hat sich so eingebürgert.

Renate: Ja, ist ja auch nett. Jetzt wollte ich eine lustige Überleitung machen,

Renate: nämlich, aber ich komme nicht drauf, es macht keinen Sinn.

Renate: Ich wollte sagen so, Ja, wir übergeben das Wort einander und was anderes,

Renate: was wir übergeben, nämlich jetzt zu dieser Zeit, sind unsere Aufgaben,

Renate: wenn wir in den Weihnachtsurlaub gehen.

Stella: Ich liebe diese Überleitung. Ich hätte sie nicht schöner machen können.

Stella: Aber genau das ist das Thema unserer heutigen Folge.

Stella: Übergaben. Wir haben ja schon mal quasi so eine Notfallübergabenepisode gemacht,

Stella: nämlich was passiert, wenn Kollegen krank sind und plötzlich eben nicht erreichbar

Stella: und man da sitzt und die Aufgaben übernehmen soll.

Stella: Und heute gehen wir davon aus, dass das alles ganz geordnet,

Stella: ganz entspannt im Vorfeld organisiert wird.

Stella: Und dafür haben wir eben einen Prompt vorbereitet, damit euch das besonders gut gelingt.

Renate: Genau, denn Weihnachten kommt zwar trotzdem jedes Jahr überraschend,

Renate: muss man schon auch sagen, aber man kann eben was dagegen tun,

Renate: dass man im neuen Jahr ins komplette Chaos zurückkommt.

Renate: Auf jeden Fall sind da natürlich Aufgaben und Projekte, die einen gewissen Status

Renate: haben, die dann irgendwann vielleicht auch weitergemacht werden müssen und natürlich

Renate: muss man auch anderen Leuten Bescheid geben.

Renate: Was da der Stand der Dinge ist.

Stella: Die vielleicht auch im Urlaub sind oder gesagt haben, hey, dann bin ich Anfang

Stella: Januar im Urlaub, wenn du wieder da bist.

Stella: Und damit ihr einfach möglichst entspannt damit umgehen könnt,

Stella: haben wir euch ein Prompt gebaut, damit ihr ja einfach ein richtiges Dokument

Stella: eigentlich hinterher habt, wo ihr bestenfalls einfach seht, okay,

Stella: Person X muss ich das und das sagen, Person Y braucht noch die Infos.

Stella: Und was ich ganz dringend fertig machen muss, ist Projekt sowieso.

Renate: Ehrlich, das hört sich einfach wunderbar an. Wir haben das natürlich vorbereitet,

Renate: Aber jetzt, wo ich nochmal drüber nachdenke, denke ich so, ja,

Renate: das klingt wirklich sehr sinnvoll.

Stella: Okay, um Erwartungsmanagement wieder zu betreiben. Es ist auch sehr praktisch.

Stella: Wir haben es ausprobiert an verschiedenen Stellen.

Stella: Und ihr müsst diesmal so ein bisschen darauf achten, wie ihr das KI-System benutzt.

Stella: Weil es funktioniert zum Beispiel mit einem Chatbot ein bisschen anders,

Stella: als wenn ihr einfach den Canvas-Modus nutzt. Also Chatbot im Sinne von Texteingabe.

Stella: Sondern Canvas ist da einfach hilfreicher und ihr müsst Vorarbeit leisten.

Stella: Das heißt, wenn ihr diesen Prompt ausprobieren wollt, was braucht ihr dann?

Stella: Ihr braucht bestenfalls eine PDF-Datei, zum Beispiel von eurem Kalender.

Stella: Das funktioniert super easy, zum Beispiel, wenn ihr einen Google-Kalender habt,

Stella: geht ihr einfach auf, ich nenne es jetzt mal das Zahnrad-Symbol.

Stella: In der Browser-Ansicht befindet sich das oben rechts.

Stella: Und da könnt ihr einfach auf Print drücken und dort euch den Kalender,

Stella: da könnt ihr auch den Zeitraum auswählen, also in dem Fall zum Beispiel bestenfalls

Stella: jetzt Dezember bis Mitte Januar. und könnt da einfach den Kalender euch quasi

Stella: als PDF erstellen lassen.

Stella: Und diese PDF, die könnt ihr dann auch eben entsprechend hochladen.

Stella: Und was auch ganz hilfreich ist, wenn ihr vielleicht nicht euren Kalender als

Stella: PDF da hochladen wollt, es gibt auch die Möglichkeit, aber dann natürlich auf

Stella: den Datenschutz achten, zum Beispiel bei Cloud direkt den Kalender zu verbinden.

Stella: Auch bei Google Gemini funktioniert das.

Stella: Und da könnt ihr dann natürlich auch einfach quasi das Ganze darüber dann anfügen und auswerten lassen.

Stella: Was ihr auch benötigt, was sinnvoll wäre, wären Meeting-Protokolle.

Renate: Ja, insofern ihr die habt, wunderbar, denn da stehen ja in den meisten Fällen

Renate: Deadlines drin, beziehungsweise Sachen, die noch gemacht werden müssen.

Renate: Und je mehr ihr davon habt, desto mehr kann es natürlich auch das KI-System

Renate: zusammenfassen und euch dann einen Auszug daraus geben von den Sachen,

Renate: die halt tatsächlich wichtig sind.

Stella: Aber vielleicht auch zur Beruhigung, zum Beispiel, ich habe das selber auch

Stella: getestet mit meinem Kalender und hatte keine Meeting-Protokolle angehängt und auch das funktioniert.

Stella: Aber ihr müsst dann natürlich mehr nachschärfen. Wir haben natürlich auch wieder

Stella: das Feld Fragen dabei und da kommt dann halt ein bisschen mehr,

Stella: bis der Prompt wirklich, oder eher gesagt, der Output wirklich gut ist.

Stella: Aber es funktioniert auch so. Und auch hier der Hinweis. Wir haben neulich erst

Stella: gelesen, wie viele Leute ohne ihrem Chef oder ihrer Chefin Bescheid zu sagen,

Stella: KI benutzen und dort sensible Daten eingeben.

Stella: Macht euch natürlich klar, in dem Kalender sind sensible Daten drin.

Stella: Also falls ihr vielleicht ein eigenes Unternehmensinternes GPT etc.

Stella: Habt, nutzt bestenfalls das und haut das jetzt nicht einfach willkürlich vor rein.

Stella: Das ist jetzt quasi der Sauberkeitshinweis am Anfang.

Stella: Und ich würde sagen, wenn wir jetzt quasi so ein bisschen Housekeeping mal wieder

Stella: gemacht haben, gucken wir uns jetzt den Prompt an.

Renate: Ja, lass uns doch den Prompt angucken. Also, wir geben natürlich wie immer eine

Renate: Rolle. Und auch hier müssen wir uns natürlich überlegen, wer könnte das jetzt gut?

Renate: Und ich sage ja auch immer, das muss jetzt hier keine LinkedIn-Beschreibung

Renate: sein, keine Jobbeschreibung, die man eben so aus LinkedIn kennt.

Renate: Also wir haben hier gehört geben, du bist mein strukturierter Aufgaben- und

Renate: Übergabeassistent mit Schwerpunkt Projektorganisation, Priorisierung und Wissensmanagement.

Stella: Genau das. Und Assistent finde ich passt auch sehr gut, weil das ist ja eigentlich

Stella: das, was wir erwarten. Sprich, vereinfacht gesagt, von der Aufgabe,

Stella: wie stellen wir uns das vor?

Stella: Guckt ihr meinen Kalender an und sagt mir, worauf muss ich achten?

Stella: Wem muss ich rechtzeitig anrufen oder eine E-Mail schreiben?

Stella: Dann kommt natürlich die Aufgabe. Wir lesen jetzt nicht alles vor,

Stella: aber ihr findet auch den vollständigen Prompt jeweils in den Shownotes.

Stella: Und übrigens auch, ich würde ja empfehlen, unseren neuen Newsletter zu abonnieren.

Renate: Würde ich auch empfehlen.

Stella: Also ich möchte das jetzt an der Stelle mal sagen, es gibt uns jetzt auch als

Stella: Newsletter, ich packe den Link, über den ihr euch anmelden könnt, in die Shownotes.

Stella: Da werdet ihr wahrscheinlich nicht genau diesen Prompt finden,

Stella: weil den gibt es ja hier im Podcast, aber einen anderen, der euch das Arbeitslesen

Stella: hoffentlich leichter machen wird.

Stella: Aber Werbeblock Ende. Wie sieht die Aufgabe aus?

Stella: Die Aufgabe sieht so aus, dass ihr eben erstmal angebt, bevorstehende Urlaubsübergabe.

Stella: Das ist ein wichtiges Keyword, das ihr einsetzt.

Stella: Ihr wollt ein Übergabedokument, erwähnt das auf jeden Fall, weil Wo soll denn

Stella: das alles hinfließen? Was wollt ihr denn haben?

Stella: Wir haben uns überlegt, aus unserer Sicht ist eine Tabelle sinnvoll.

Stella: Falls ihr sagt, nee, wir wollen einfach nur eine Bullet-Point-Checkliste haben,

Stella: müsstet ihr das entsprechend anfassen.

Stella: Aber so ein Test hat sich eine Tabelle als ganz sinnvoll erwiesen.

Renate: Wie gesagt, man muss natürlich ein bisschen mitarbeiten, was ja auch gut ist.

Renate: Also wenn ihr da jetzt einen Prompt reinschicken könntet und KI würde euch eins

Renate: zu eins genau mit allen Details alles rausgeben,

Renate: Dann würde das auch heißen, dass es halt diese Inhalte irgendwoher schon gezogen

Renate: hat, ohne dass ihr das da irgendwie reinkopiert habt. Und das wäre natürlich ein bisschen wild.

Renate: Also das finde ich immer wichtig zu hinterfragen.

Renate: Das heißt hier ein bisschen mitarbeiten. Was genau gewünscht ist?

Renate: Natürlich auch eine Priorisierung.

Renate: KI kann das halt machen nach bestem Wissen und Gewissen oder nach besserer Datenlage.

Renate: Also klar, hat kein Gewissen.

Renate: Aber nur ihr könnt natürlich sagen, was zum Beispiel für euer Unternehmen,

Renate: für euch selber die höchste Prio hat.

Renate: Und dementsprechend arbeitet das dann da einfach nochmal nach.

Stella: Damit wir natürlich hier nicht aus der Zeit fallen, wir haben dann in dem Sinne

Stella: nicht einen Schritt-für-Schritt-Plan dieses Mal erstellt, sondern eher genau

Stella: beschrieben, was wir haben wollen.

Stella: Das heißt, wir wollen diese Tabelle unterteilt haben in verschiedenen Abschnitte,

Stella: beispielsweise in laufende Aufgaben, Termine und Deadlines, Offene Punkte,

Stella: die noch geklärt werden müssen.

Stella: Und was uns auch wichtig war, war einmal wieder das Thema Risiken und Abhängigkeiten.

Stella: Das auch konkret anzufragen.

Stella: Und auch der Januareinstieg. Also wir sind jetzt davon ausgegangen,

Stella: dass ihr über die Feiertage frei habt und im Januar wieder anfangt zu arbeiten.

Stella: Darauf ist das Ganze gebaut.

Stella: Falls das bei euch nicht der Fall sein sollte, dann ändert ihr das natürlich einfach entsprechend.

Renate: Genau. Und wie gesagt, dann, also ich hatte dann auch nochmal reingeschrieben,

Renate: dass wir sagen, hey, zum Beispiel in ChatGPT könntest du sagen,

Renate: bitte eröffne im ersten Schritt eine Canvas mit diesen Dateien.

Renate: Aber warum ein Canvas? Weil ich dann einfach nochmal nacharbeiten kann,

Renate: weil manche Sachen kann es halt vielleicht nicht ganz so wissen,

Renate: zum Beispiel die Priorisierung oder wer eben dafür wirklich nötig ist oder wie der Status gerade ist.

Renate: Das kann man dann eben noch nacharbeiten und dann erst im nächsten Schritt das

Renate: ausformulierte Übergabeprotokoll.

Renate: Das geht natürlich auch.

Renate: Canvas funktioniert natürlich jetzt nicht in jedem KI-Tool.

Renate: Aber je nachdem, was ihr nutzt, könntet ihr diesen Zusatz dann da mit reinnehmen.

Stella: Und das wäre tatsächlich auch unsere Empfehlung, was ich in der Einleitung meinte,

Stella: dass es diesmal ein bisschen anders ist.

Stella: Es funktioniert, wie gesagt, auch ganz schlicht nur im Chat ohne Canvas.

Stella: Aber wenn ihr beispielsweise auch mit Gemini arbeitet, dann probiert es ruhig

Stella: mit Canvas aus, weil ihr dann eben diese Bearbeitungsmöglichkeiten habt.

Stella: Und wir das einfach für den Output, der ja auch tabellarisch,

Stella: sagen wir mal, optisch eine bestimmte Gestalt haben soll, ganz praktisch finden,

Stella: dass man nacharbeiten kann. weil das ist auch wichtig.

Stella: Das soll euch eine Stütze sein, damit ihr nichts vergesst, nochmal eine Übersicht

Stella: habt, die euch erstellt wird.

Stella: Aber diese Liste, die da rauskommt, ist natürlich jetzt nicht euer Fahrplan.

Stella: So nach dem Motto, okay, hier steht alles drauf, was ich noch machen muss.

Stella: Und dann hinterher sagt ihr, ey Renate und Stella, das stand ja fast nicht drauf.

Stella: Also auch das müsst ihr nachprüfen.

Renate: Das ist natürlich nur die Grundlage. Man muss da natürlich nochmal gucken. Also das auf jeden Fall.

Renate: Aber ich finde, allein schon diese Ruhe, die man hat, Und das ist halt so,

Renate: als ob ich mit natürlich einem Assistenten, die Rolle haben wir auch gegeben,

Renate: Durch exorzieren oder durchtesten, hey, was muss da alles noch gemacht werden

Renate: und dann steht das da schwarz auf weiß.

Renate: Und das hat vor allem, wenn man dann in den Urlaub geht, in die Weihnachtszeit,

Renate: hat das so einen psychologischen Effekt, weil es einem so viel Ruhe gibt,

Renate: dass man das Gefühl hat, es hat alles hier eine Struktur.

Renate: Wenn ich wiederkomme, komme ich da nicht in das absolute Chaos.

Renate: Es ist so ein bisschen, als ob man zu Hause aufräumt, bevor man in den Urlaub

Renate: fährt. Dann freut man sich auch ein bisschen, wenn man zurückkommt.

Stella: Genau so ist es eben gedacht und das hilft einfach so ein bisschen,

Stella: da eine Ordnung reinzubringen. Wichtig ist, den Kontext zu nennen.

Stella: Da könnt ihr auch gerne kopieren. Ihr müsst nur euren Urlaub entsprechend einsetzen.

Stella: Da haben wir so kleine Platzhalter gesetzt, den Ton.

Stella: Klar, professionell, strukturiert, lösungsorientiert, weil wir wollen das Ganze

Stella: ja zum Beispiel an Kollegen weitergeben, auch bestenfalls und auch darauf zu

Stella: verweisen, dass ihr eben was anhängt.

Stella: Also steht einfach, beachte, bei mir war es jetzt zum Beispiel mein Kalender

Stella: und die abschließenden drei Rückfragen, falls Informationen fehlen. Ihr kennt das von uns.

Stella: Einfach ein Hack, der gefühlt jeden Prompt besser macht. Hat auch hier funktioniert.

Stella: Ich würde sagen, wir kommen einmal kurz zu unserer Feedback-Runde.

Stella: Ich habe es zum Beispiel mit ChatGPT getestet, 5.1.

Stella: Und muss sagen, nachdem ich dann auch meinen Kalender vernünftig angehängt hatte,

Stella: also in Runde 1, saß das Problem vor dem Laptop und es war ich.

Renate: Wie in den meisten Fällen?

Stella: Ja.

Renate: Außer wenn du da vorsitzig. Da gibt es eigentlich keine.

Stella: Das ist doch aufsichtlicher schon.

Stella: Aber da war es auf jeden Fall so, dass es gut funktioniert hat,

Stella: hat mir auch eine Tabelle erstellt.

Stella: Und ich muss auch sagen, wie gesagt, als logischerweise der Kalender nicht angehängt

Stella: war, dachte ich so, was ist das denn für ein oberflächlicher Mist, was darüber rumkommt?

Stella: Ja. Logischerweise mit Kalender.

Stella: Hat es gut funktioniert und auch diese reine Textvariante kann man machen.

Stella: Waren natürlich auch Sachen drin, wo ich dachte, okay, das passt jetzt so nicht.

Stella: Also gerade, wenn ihr eben Priorisierung anfragt, das ist halt wieder das Thema.

Stella: Der Chatbot kann nur wissen, was ihr ihm auch verratet. Und da dachte ich dann,

Stella: okay, das stimmt jetzt nicht so ganz, aber es war trotzdem hilfreich.

Stella: Wie war es denn im Canvas-Mode?

Renate: Genau, also ich habe, bevor ich überhaupt zu Canvas gekommen bin,

Renate: ich habe ja in Atlas gearbeitet, was ja ChatGPTs Browser ist.

Renate: Und ich teste den gerade echt auf Herz und Nieren, also ich nehme den wirklich hauptsächlich gerade.

Renate: Du kannst ja quasi, du machst den auf, ich habe zum Beispiel meinen Google-Kalender

Renate: aufgemacht und habe dann, kannst du quasi so ein Knöpfchen drücken,

Renate: das nennt sich „ChatGPT fragen“, glaube ich, einfach und dann öffnet sich,

Renate: also dann wird der Screen einfach ein bisschen kleiner und da öffnet sich daneben

Renate: ChatGPT und das sieht quasi, du kannst ChatGPT direkt zu deinem Fenster

Renate: befragen, was da geöffnet ist.

Renate: Von daher hat es natürlich, weil ich meinen Google-Kalender offen hatte,

Renate: meinen Google-Kalender gesehen und konnte direkt so drauf zugreifen.

Renate: Das hat dann quasi umgangen, dass ich den exportieren musste und dann hochladen musste.

Renate: Das ist natürlich in dem Fall gut, weil es mir einen Arbeitsschritt gespart hat.

Renate: Aber hier, Datenschutz, müssen wir natürlich wirklich gucken,

Renate: wenn ich da jetzt halt mit...

Renate: Also wenn ich da halt jetzt, da kann ich natürlich keine Sachen mehr rausnehmen,

Renate: weil ich die ja, das ist ja eine 1 zu 1 Übertragung.

Renate: Von daher guckt da, ob das für euch eine gute Möglichkeit ist oder nicht.

Renate: Für mich hat es jetzt echt wunderbar funktioniert und dann habe ich eben gesagt, bitte öffne Canvas.

Renate: Dann hat es eben die Sachen rausgezogen, die Aufgaben, die es im Kalender hatte.

Renate: Dann hat es das Canvas geöffnet. Ich konnte dann die Priorisierung noch anpassen

Renate: und das hat sehr gut funktioniert, muss ich sagen. Aber natürlich ist es nur eine Grundlage.

Renate: Also ich habe auch, also das Wichtigste dafür ist natürlich auch,

Renate: dass man seinen Kalender sehr gut pflegt.

Stella: Das kommt dazu, wie eingangs gesagt. Also das ist wirklich so,

Stella: je weniger ihr da reingeht, desto oberflächlicher wird es, was auch im Umkehrschluss bedeutet,

Stella: wenn ihr vielleicht einen eher ungepflegten Kalender habt oder auch sagt,

Stella: okay, ich kann keine Informationen reingeben, dann ist der prompt in dem Sinne

Stella: nichts für euch, weil der ist

Stella: halt darauf ausgelegt, dass er einfach das rauszieht, was ihr reingebt.

Stella: Aber ich würde sagen, insgesamt kann das auf jeden Fall eine hilfreiche Sache sein.

Stella: Es hilft auch bei der Reflexion einfach. Ja, das sowieso.

Stella: Und gebt uns Feedback oder vielleicht sagt uns auch, ja, ich kann auch hier

Stella: meinen Kalender nicht teilen. Überlegt euch mal was anderes.

Stella: Unter meisterprompter@t3n.de Dann müssen wir uns da nochmal dran setzen.

Stella: Aber ich würde sagen, so erstmal in der Variante.

Stella: Eine Sache, die in verschiedenen Chatbots jetzt erstmal funktioniert hat. Und auch im KI-Browser.

Renate: Ja.

Stella: Und nächste Woche schaltet ihr hoffentlich wieder ein. Da würden wir uns sehr freuen.

Stella: Abonniert unseren Meisterprompter Newsletter. Wie gesagt, den Link gibt es in den Shownotes.

Stella: Und da würde ich sagen,

Renate und Stella: 3, 2, 1, bleib sauber!