Geordnete Übergabe

Renate: Hallo und herzlich willkommen bei t3n MeisterPrompter, dem Podcast,

Renate: der deine Prompts auf Hochglanz poliert.

Renate: Und ihr hört oder seht mich heute leider ganz alleine, denn ich bin auch alleine.

Renate: Stella ist leider krank, hat es erwischt.

Renate: Mich hatte es letzte Woche erwischt, denn wir wollten eigentlich letzte Woche schon aufnehmen,

Renate: aber ich war komplett raus mit einer Lebensmittelvergiftung.

Renate: Halleluja, das wünscht keinem, wir jetzt nicht zu seines Details gehen.

Renate: Aber ja, dementsprechend bin ich heute alleine da.

Renate: Aber ich habe auch passend dazu die perfekte Folge, denn es geht

Renate: ja auch gerade.

Renate: wirklich rum und es passiert ja auch relativ häufig,

Renate: dass jemand eben mal unvorhergesehen ausfällt. Aber was ist denn,

Renate: wenn eben man dann gar nicht weiß,

Renate: was genau muss denn jetzt gemacht werden? Wie macht das die Person?

Renate: Was genau steckt denn da jetzt dahinter? Also das heißt, dieses Wissen,

Renate: was diese eine Person im Unternehmen hat, dass das halt auch

Renate: im Unternehmen ist und nicht nur extremst gebunden an eine Person,

Renate: das ist natürlich super risky, dass man da nicht so eine Unvorgesehenheit,

Renate: eine Krankheit, es kann ja immer mal was passieren, dass da nicht das dann auch

Renate: noch dahinter kommt. Also ich meine Gesundheit first, so das ist das Allerwichtigste.

Renate: Aber wir müssen natürlich trotzdem gucken, dass irgendwie alle anderen Prozesse

Renate: trotzdem irgendwie noch weiterlaufen können.

Renate: Und das Problem dahinter sind ja in den seltensten Fällen die Tools,

Renate: die fehlen. Die Tools sind meistens schon tatsächlich

Renate: da oder auch einfach

Renate: easy verfügbar. Das Problem ist eine Struktur dahinter.

Renate: Das heißt, dass wirklich an einem Ort steht:

Renate: Das und das sind die genauen Abläufe,

Renate: das ist das Wissen,

Renate: was dahinter steckt.

Renate: Das ist meistens überall verteilt.

Renate: Im Worst Case halt nur im Köpfchen von der Person oder halt auf tausend Notizen, E-Mails und

Renate: vor allem, wenn man eben

Renate: so in so einem stressigen Umfeld ist, wo einfach super viel passiert ist,

Renate: sehr, sehr hektisch ist und da keine Struktur drauf ist, dann...

Renate: Fällt es natürlich schwierig, im Nachgang so eine Struktur zu erarbeiten,

Renate: aber das lohnt sich auf jeden Fall.

Renate: Und ich muss da auch sagen, ich bin leider auch ein bisschen eine chaotische Person und ich versuche

Renate: da jetzt ehrlich

Renate: gesagt auch mein Leben so ein bisschen mehr mit der Struktur nochmal aufs nächste

Renate: Level zu heben, um jetzt hier im KI-Slang zu bleiben.

Renate: Aber tatsächlich, um zu schauen,

Renate: hey, was passiert denn, wenn jetzt tatsächlich mal jemand krank ist,

Renate: wenn jetzt mal was passiert,

Renate: dass es einfach auch weitergehen kann. So, und ich habe das Ganze für

Renate: uns heute mal in

Renate: zwei Teile geteilt. Das eine ist mehr so dieser Urgent Case.

Renate: Also das, wenn es halt schnell gehen muss, nämlich so eine schnelle Übergabe

Renate: zu machen, damit eben jemand schnell einspringen kann. Und das zweite

Renate: Ist dann eher so ein bisschen übergeordnet.

Renate: Wie kann ich denn zum Beispiel meine Ordnerstruktur so anpassen,

Renate: dass es verständlich ist? Aber wir fangen erst mal an mit der Übergabeliste.

Renate: Und ich habe das natürlich jetzt, weil es auch ganz gut gepasst hat,

Renate: mal ausprobiert mit Stella und mir,

Renate: wie das dann da so wäre, wenn es jetzt eben,

Renate: wenn wir eine

Renate: Übergabe machen müssen.

Renate: Oder mussten wir in dem Fall tatsächlich machen. Und wir haben natürlich immer

Renate: zuerst eine Rolle vergeben.

Renate: Das heißt, wir haben in dem Fall gesagt.

Renate: Du bist Projektkoordinator mit Fokus auf Übergaben.

Renate: Also ihr kennt es, man kann ja da schon so ein bisschen kreativ sein,

Renate: was da ganz genau passieren soll. Und die Aufgabe ist, dass du das jetzt auch ganz gut gepasst hast.

Renate: Erklärt es natürlich in euren Worten.

Renate: Aber man kann sowas zum Beispiel sagen,

Renate: wie, erstelle eine

Renate: geordnete Übergabeliste, basierend auf meinen aktuellen Aufgaben und Notizen.

Renate: Entweder habt ihr dann quasi, könnt ihr ja einen Screenshot machen,

Renate: wenn ihr euren Kalender gut pflegt, wo eure Aufgaben überall drinstehen.

Renate: Oder ich habe in meinem Fall gesagt auch, bitte nutze all dein Wissen,

Renate: was du über mich hast, aus den vergangenen Chats.

Renate: Aus dem Projekt, denn ich arbeite natürlich viel mit ChatGPT beispielsweise

Renate: und nutze da natürlich das Tool,

Renate: mit dem ihr am meisten arbeitet und dadurch weiß es eigentlich an,

Renate: was ich so alles arbeite.

Renate: Alles, was da noch dazukommt, schreibe ich natürlich noch hin.

Renate: Also das ist natürlich Kontext, das ist super wichtig, dass wir da alles reinschreiben.

Renate: Und dann sagt man natürlich noch, hey, für wie lange fehlt man,

Renate: dass eben jetzt eine Übergabe gemacht werden muss,

Renate: damit die Prozesse nahtlos weitergehen.

Renate: Und dann könnt ihr natürlich auch noch sagen, wer soll das übernehmen.

Renate: Und das hat ehrlich gesagt sehr,

Renate: sehr gut funktioniert, weil es mir eine strukturierte Übergabeliste gegeben hat.

Renate: Also ihr könnt natürlich oder ihr solltet ja auch noch sagen,

Renate: so, hey, welche Fragen hast du noch, um die Übergabe möglichst klar zu gestalten?

Renate: Und dann hat es natürlich auch noch so ein paar Sachen nachgefragt.

Renate: Aber das war wirklich, wirklich sehr

Renate: gut, weil an manche Sachen hätte ich tatsächlich auch gar nicht gedacht.

Renate: Und so hat das einfach eine Form, was meines Erachtens nach absolut Sinn macht.

Renate: Vor allem,

Renate: wenn es so im

Renate: Krankheitsfall oder wenn eben was vorgefallen ist,

Renate: hat man ja auch,

Renate: ist der Kopf überall, nur halt vermutlich jetzt nicht auf einer strukturierten

Renate: Übergabe. Und das ging sehr,

Renate: sehr gut. Das heißt, man könnte natürlich auch, wenn ihr sagt, ja, soll jetzt jeder

Renate: so sein Prompt im Unternehmen machen,

Renate: aber man könnte natürlich auch überlegen,

Renate: ob man so ein Übergabeprompt mit natürlich dann so freigelassenen.

Renate: Kästen für die Inhalte

Renate: auch abspeichert zentral, sodass ihr den euren Mitarbeitern immer stellen könnt

Renate: oder auch selber machen könnt, damit das auch eine Struktur weiterhin hat.

Renate: Und da muss ich auch sagen, ich habe das jetzt auch per Sprachnotiz gemacht.

Renate: Per Sprachübergabe, mehr Spracheingabe.

Renate: Das habe ich jetzt auch in letzter Zeit.

Renate: So häufig gehört, dass die meisten Leute,

Renate: dass vor allem, wenn man dann doch mal ein bisschen längeres Gespräch hat mit KI,

Renate: dass da so diese Spracheingaben wirklich am

Renate: meisten genutzt werden.

Renate: Und das macht meines Erachtens nach in dem Fall auch Sinn.

Renate: Es sei denn,

Renate: man liegt jetzt natürlich mit einer krassen Angina im Bett, aber dann sollte

Renate: man auch wirklich überlegen, ob es nicht wirklich mal einen Tag warten kann.

Renate: Genau. Und was übrigens auch geht,

Renate: Also das wäre ja der Fall so, hey, es fällt jemand aus, jemand anderes muss einspringen.

Renate: Was auch geht, ist, dass man diesen Prozess als Onboarding benutzt.

Renate: Das heißt, auch die ganzen Prozesse,

Renate: diese Abläufe, die ihr im Unternehmen habt,

Renate: die der jeweilige Mitarbeiter hat, wo aber vielleicht jemand dazukommt oder

Renate: jemand übernehmen soll, auch das kann man natürlich da gut abbilden.

Renate: Das heißt, da wäre aber der Prompt, die Aufgabe eher simuliere,

Renate: was eine neue Person wissen müsste.

Renate: Um meine Aufgabe oder meinen Job ab nächster Woche zu übernehmen.

Renate: Natürlich muss man das dann schon sehr,

Renate: sehr gut auch beschreiben

Renate: oder wie gesagt, also wirklich, wenn ihr euren Kalender sehr, sehr gut pflegt.

Renate: Dann könnt ihr

Renate: natürlich auch einfach das da rein kopieren.

Renate: Also ein Screenshot machen und sagen,

Renate: hey, das sind meine Aufgaben für die nächste Woche beispielsweise.

Renate: Und aber immer dieses, welche Fragen hast du noch?

Renate: Also ich kann es gar nicht häufig genug sagen, dass man das natürlich pflegt,

Renate: weil man die meisten Sachen, also oder was heißt die meisten?

Renate: Aber es ist einfach sehr, sehr regelmäßig, dass man Sachen vergisst, die aber relevant sind.

Renate: Vor allem für eine andere Person.

Renate: Also wenn ihr das dann natürlich lest.

Renate: Wir machen natürlich ja kein Copy-Paste. Ich muss das heute,

Renate: ich muss das natürlich auch alleine hier im Podcast sagen, Copy-Paste funktioniert

Renate: da natürlich auch nicht.

Renate: Das heißt, wenn ihr da nochmal drüber geht natürlich und ihr merkt so...

Renate: Das weiß ich jetzt nicht, ob das eine andere Person so richtig,

Renate: richtig versteht, dann könnt ihr natürlich oder solltet ihr ja auf jeden Fall nochmal nacharbeiten

Renate: Und sowas sagen wie.

Renate: Hey, bitte formuliert es nochmal so,

Renate: dass es eine Person.

Renate: ohne Fachwissen versteht oder eine Person,

Renate: Wenn jetzt eine Person für euch einspringt, die nicht im Projekt ist beispielsweise,

Renate: dann definiert das einfach wirklich nochmal genau so und sagt nochmal,

Renate: dass es wichtig ist, dass es die Person auf jeden Fall verstehen kann.

Renate: So und das hat also wirklich in dem Fall mit Stella und mir hatte

Renate: ich das jetzt ausprobiert und zwar.

Renate: tatsächlich mal für beide Positionen.

Renate: Also ich habe gesagt, ich bin krank, nutze all das Wissen, was du über mich hast aus dem Projekt.

Renate: Denn ich habe ja natürlich den t3n MeisterPrompter als Projekt quasi angelegt,

Renate: wo ich dann immer so die Aufgaben auch,

Renate: mit mich unterstützen lasse.

Renate: Und das konnte es natürlich sehr, sehr gut nachvollziehen. Was ich sehr spannend

Renate: fand, war auch, dass ich gesagt habe, dass Stella krank ist und dass es mich

Renate: quasi durch die Übergabe leiten soll.

Renate: Und das war ehrlich gesagt sehr, sehr spannend, weil tendenziell weiß es natürlich

Renate: jetzt nicht, also mein ChatGPT weiß ja eigentlich nicht,

Renate: was in den Aufgabengebieten von Stella liegt.

Renate: Aber das hat es super verstanden.

Renate: Ja, erahnen können oder natürlich weiß es ja oder kann KI ja natürlich nachrecherchieren.

Renate: Hey, was hängt denn an so einem Podcast dran, wenn das meine Aufgaben sind,

Renate: dann ist es ja das, was die andere Person,

Renate: dann zu tun hat

Renate: und hat da quasi nochmal den Prozessablauf auch gegeben und dann so gesagt,

Renate: hey, das und das solltest du nachfragen, damit der Prozess einfach ablaufen

Renate: kann, normal ablaufen kann.

Renate: Fand ich auch sehr, sehr hilfreich, muss ich sagen. Also auch da,

Renate: wenn jetzt bei euch beispielsweise vielleicht ein Kollege,

Renate: eine Kollegin ausfällt und ihr müsst das übernehmen und denkt so, ach du Kacke,

Renate: ich weiß gar nicht, was ist denn jetzt, was muss da jetzt alles gemacht werden.

Renate: Dann hilft das auch wirklich,

Renate: damit ihr auch auf der sicheren Seite seid, welche Passwörter ihr euch vielleicht

Renate: oder welche Zugänge ihr euch beispielsweise besorgen müsstet.

Renate: damit es auch reibungslos ablaufen kann.

Renate: So, also das wäre jetzt, ich sage mal, der spontane Fall, der natürlich jetzt

Renate: vor allem im Winter auf jeden Fall immer mal wieder eintritt.

Renate: Und das zweite ist ja eher so dieses langfristige,

Renate: was aber auf jeden Fall auch Sinn macht.

Renate: Also auch das steht bei mir auf der To-Do-Liste,

Renate: Denn es geht um Ordnerstruktur.

Renate: Also Ordnerstruktur erstellen. Und hier wäre es so,

Renate: dass wir quasi erstmal wieder mit der Rolle reingehen.

Renate: Und diesmal wäre es so, hey, du bist Organisationscoach für Wissensmanagement.

Renate: Und die Aufgabe wäre hier, erstelle aus den vorhandenen Dateien.

Renate: Also bei mir wäre es jetzt so,

Renate: wenn ich verschiedene

Renate: Dateien habe und

Renate: ich will ein neues Projekt anlegen, dann muss ich die natürlich beschreiben.

Renate: Oder ich kann auch ein Screenshot machen von den Dateien,

Renate: die halt da erstmal so auch ungeordnet rumliegen. und sagt dann,

Renate: hey, erstell aus den vorhandenen Dateien eine logische,

Renate: leicht navigierbare Struktur.

Renate: Also das wäre ja jetzt eher:

Renate: Wir stehen am Anfang von einem Prozess, also das spielen wir jetzt hier mal durch.

Renate: Und dann natürlich auch zum Kontext, hey, das Team hat viele verstreute Dateien zu Projekten,

Renate: Präsentationen und Reports. Und ihr könnt natürlich noch so viel

Renate: wie möglich beschreiben, was den Kontext angeht.

Renate: Wie bisher eure Struktur abläuft,

Renate: welches System ihr beispielsweise auch benutzt,

Renate: wie viele Leute darauf zugreifen müssen.

Renate: Also all das könnt ihr natürlich beschreiben, beziehungsweise natürlich denkt

Renate: einfach auch mal drüber nach, was wäre denn so wichtig, wenn ihr das jetzt jemand anderem.

Renate: erzählen müsstet und ihr wollt

Renate: einen Rat von dem haben, dann hat man ja auch so eine Intuition,

Renate: was genau ist der Kontext, den ich da weitergeben muss.

Renate: Aber

Renate: selbst wenn ihr denkt,

Renate: oh, ich weiß jetzt, also ich weiß nicht, was die Person alles wissen muss.

Renate: Dafür haben wir ja am Ende die Frage,

Renate: was es noch wissen muss.

Renate: Also auch da gucken wir erstmal, schreibt erstmal das rein.

Renate: Nach bestem Wissen und Gewissen.

Renate: Dann wäre hier so, also Tonalität ist ja in dem Fall eher sowas wie:

Renate: "Hey, wie wünscht ihr euch die Struktur?"

Renate: Das wäre dann sowas wie klar,

Renate: pragmatisch, strukturiert, leicht verständlich. Und die Zielgruppe wäre jetzt,

Renate: also das ist natürlich auch wichtig, hey, wer muss denn da drauf jetzt zugreifen können?

Renate: Werden denn sowas wie Mitarbeiter,

Renate: die neu ins Projekt kommen oder die nach längerer Abwesenheit den Überblick brauchen?

Renate: Oder man kann auch direkt sagen, hey, wir befinden uns in einer Zeit,

Renate: wo viele Leute schnell krank werden.

Renate: Es muss einfach easy sein,

Renate: reinzusteigen auch wieder oder dazuzukommen. Genau. Und auch das funktioniert echt immer,

Renate: also manchmal denke ich echt so,

Renate: wie schön eigentlich,

Renate: weil es so schnell geht. Also das ist ja nichts, was man nicht manuell auch

Renate: machen könnte, aber es dauert einfach länger. Und da fährt man halt viel mehr,

Renate: ehe man das alles umstrukturiert hat, und dann sieht es doch nicht so aus.

Renate: Da finde ich es einfach wunderbar, dass wir hier verschiedene Sachen mal durchspielen

Renate: können und gucken können,

Renate: ist das eine Struktur,

Renate: mit der man gut arbeiten kann oder nicht.

Renate: Dann stellt euch mal vor, ihr arbeitet das aus und verschiebt das schon alles,

Renate: wenn ihr es alles manuell macht und dann merkt ihr so,

Renate: ah nee, so wie es in meinem Kopf Sinn gemacht hat, so macht es jetzt hier keinen

Renate: Sinn. Das wäre halt schon blöd,

Renate: weil dann hat man halt Zeit verschwendet dafür. Und genau, also das kann man

Renate: auf jeden Fall ausprobieren.

Renate: Funktioniert übrigens auch mit schon bestehenden Sachen.

Renate: Das heißt, auch da würde man ein Screenshot natürlich machen von der bestehenden

Renate: Ordnerstruktur, fand ich auch spannend. Und das haben relativ viele,

Renate: wenn ich in Unternehmen bin,

Renate: zu solchen Workshops, zu KI-Workshops,

Renate: dann machen das, HR-Abteilung ist da einfach alles gut mit dabei,

Renate: wird das häufig angewandt,

Renate: dass so die Leute dann immer sagen, hey, ich probiere mal, ob es da so Verbesserungsvorschläge

Renate: gibt und da hatten wir schon richtig coole Erkenntnisse auch.

Renate: Also das kriege ich natürlich dann immer mit, was da rauskommt und da gab es sehr,

Renate: sehr häufig sehr positives Feedback,

Renate: dass man da mal was in

Renate: der Form umstrukturieren kann. Natürlich auch da kein blindes einfach übernehmen

Renate: und natürlich guckt auch von was ihr da ein Screenshot macht.

Renate: Also schaut, wenn ihr vor allem die Datenschutz-Folge vom letzten Mal gehört habt,

Renate: schaut, dass da

Renate: jetzt nicht irgendwie Confidential Data drin sind,

Renate: sondern dass das quasi alles,

Renate: Im Rahmen ist, im Lot, alles mit euren Unternehmenswerten quasi auch einhergeht

Renate: mit der KI-Nutzung und dann kann es da losgehen.

Renate: Also ich finde es wirklich super, um da quasi neue Anreize zu schaffen für die Struktur,

Renate: um da einfach dem Wissensverlust ein bisschen Schicht durch die Rechnung zu machen.

Renate: Also das sind ja meistens wirklich nicht die Tools,

Renate: die fehlen oder Technikmangel,

Renate: sondern eben diese fehlenden Routinen. Also ich bin da jetzt auch wirklich mit

Renate: dabei, das jetzt zu starten.

Renate: Und deswegen fand ich es so schön, die Folge so vorzubereiten,

Renate: ehrlich gesagt,

Renate: ich setze mich jetzt gleich in Zug und da werde ich direkt mal auch diese Struktur durchgehen

Renate: und da mal ein bisschen was ändern. Und genau, ich kann euch auch nur empfehlen,

Renate: das mal auszuprobieren, mal zu gucken, ob die Struktur, man hat sie ja tendenziell auch schon sein

Renate: Leben lang so. Ist es denn das,

Renate: was wirklich das Beste ist? Oder gibt es ja vielleicht noch bessere Varianten?

Renate: Und genau, das war es tatsächlich von heute schon. Es fühlt sich ein bisschen komisch an alleine.

Renate: Man ist es so gewohnt immer zu zweit. Und es ist auch schöner zu zweit.

Renate: Aber ich hoffe, es hat euch trotzdem,

Renate: heute was mitgegeben. Und ihr konntet was mitnehmen und probiert das mal aus.

Renate: Und vielmehr bleibt mir nicht zu sagen,

Renate: als dass ich hoffe, dass Stella ganz, ganz schnell

Renate: wieder gesund wird. Wir schicken ihr ganz, ganz liebe Genesungsgrüße. Sie hört ja

Renate: den Podcast dann jetzt auch, wahrscheinlich noch im Bett und ja,

Renate: werd schnell wieder gesund, damit wir das zusammen aufnehmen können.

Renate: Und bis dahin muss ich das jetzt ganz alleine sagen.

Renate: Drei, zwei, eins, bleibt sauber.