Effektives Zeitmanagement

Stella: Schön, dass ihr wieder eingeschaltet habt zu einer besonderen Folge,

Stella: denn diese Folge stammt von der Dmexco, wo Renate und ich einen Live-Podcast aufgezeichnet haben.

Stella: Also wundert euch bitte nicht, wenn die Tonqualität vielleicht ein bisschen

Stella: anders ist als sonst und schreibt uns euer Feedback dazu gerne an meisterprompter@t3n.de.

Stella: Und jetzt viel Spaß mit der Folge.

Stella: Herzlich willkommen zu einer neuen Folge von t3nMeisterPrompter.

Stella: Schön, dass ihr wieder eingeschaltet habt zu einem neuen, arbeitsrelevanten Prompt.

Stella: Und jetzt habe ich tatsächlich unseren Slogan nicht gesagt.

Renate: Ja, ich wollte gerade sagen. Genau. Herzlich willkommen zu t3n MeisterPrompter,

Renate: dem Podcast, der eure Prompts auf Hochglanz poliert.

Renate: Und hier neben mir steht Stella vom

Stella: t3n Magazin und neben mir steht Renate.

Renate: Von Renate.gpt.

Stella: Worüber sprechen wir heute? Wir wollen euch heute zeigen, wie ihr eigentlich

Stella: mit einem Prompt ganz einfach euer Zeitmanagement optimieren könnt.

Stella: Jetzt muss man dazu sagen: Der Prompt ist schon etwas umfangreicher.

Stella: Wir haben zwei verschiedene Varianten getestet und die eine Variante,

Stella: die war zwar kurz und knapp, aber natürlich einfach total oberflächlich, und

Stella: das hat uns dann irgendwie auch nicht glücklich gemacht.

Renate: Genau, also da muss man schon ein bisschen mehr wissen, was man möchte.

Renate: Aber wir waren auch in der Vorbereitung, ehrlich gesagt, geflasht davon,

Renate: womit sich die Tools mittlerweile ja verbinden können, sodass ihr gar nicht

Renate: mehr so viel selber reinsteigen müsstet, sondern dass es schon extra Zugriff

Renate: auf euren Kalender hat und euch so wahnsinnig schnell helfen kann,

Renate: ohne dass ihr noch extra Tools benötigt,

Renate: um quasi auf euer Zeitmanagement zu schauen.

Stella: Genau, dazu aber direkt vielleicht eine kurze Einschränkung.

Stella: Das bedeutet, wenn ihr diese Funktionen nutzen wollt, dass ihr natürlich Kalender, Notizen etc.

Stella: Ihr müsst alles freigeben. Seid euch da einfach nur dessen bewusst.

Stella: Wir reden heute übrigens im zweiten Slot auch nur über das Thema Datenschutz.

Stella: Ja, das passt sehr gut. Beziehungsweise in der nächsten Folge bei t3n MeisterPrompter.

Stella: Je nachdem, wann und wo ihr uns hört. Aber zurück zum jetzigen Prompt.

Stella: Fangen wir doch erstmal an. Der erste, der war ja ganz basic aufgebaut,

Stella: oder? Mit unseren drei Stichpunkten, den wir getestet haben.

Renate: Genau, also wir haben erstmal so ein bisschen ganz oberflächlich geschaut.

Renate: Hey, wo kannst du denn Sideslots finden?

Renate: Was sind vielleicht Doppelungen? Wie kann ich das besser aufbauen?

Renate: Aber relevant wird es ehrlich gesagt, wenn man halt eben ein bisschen faul ist

Renate: und jetzt nicht alles noch extra hochladen will, wenn ich mal den Zugriff erlaube.

Renate: Und ich muss echt sagen, also ich war bis jetzt nicht so der Riesenfan von den

Renate: Agents in ChatGPT beispielsweise, weil es eben ein Beta-Programm noch ist, das heißt, dass

Renate: ich sehr, sehr vorsichtig bin, da zum Beispiel meine Google Credentials

Renate: reinzugeben, zu sagen, jo, nimm das Beta-Programm und mach alles mit meinem

Renate: Google-Account, was du möchtest.

Renate: Aber ich habe es jetzt doch mal ausgetestet und ich muss echt sagen,

Renate: ich fand es wirklich cool. Also wir haben ja so ein bisschen dann vorbereitet,

Renate: und es war nicht nur bei ChatGPT.

Renate: Wir zeigen euch das auch nachher gleich nochmal. Was haben wir noch ausgetestet?

Stella: Wir haben es natürlich auch bei Gemini, also bei Google Gemini einmal reingehauen

Stella: und auch bei Claude. Und gerade ein Tool, muss ich sagen, hat uns beide total positiv überrascht.

Stella: Dazu kommen wir aber im Verlauf der Folge, weil jetzt wollt ihr vielleicht erst

Stella: mal wissen, wie eigentlich dieser Prompt aufgebaut ist.

Stella: Also in dieser ersten Variante hatten wir nur angegeben: Erkenne Zeitfresser,

Stella: erkenne Doppelungen, schlag uns zwei bis drei Zeitfenster vor,

Stella: wo wir produktiv arbeiten können und prüfe, ob ich vielleicht noch irgendwie

Stella: mehr Pausen machen sollte oder so.

Stella: Also, ja, also ich meine.

Renate: Man kann damit schon was bekommen. Das ist jetzt so, als ob es total sinnlos ist.

Renate: Es ist nur nicht so effektiv, wie man es machen könnte.

Stella: Also, ich würde mal sagen, von der Einschätzung her ist es so,

Stella: wie wenn ihr grob auf euren Kalender guckt, wenn ihr diesen Prompt nutzt und

Stella: denkt, ach ja, hier sieht ja recht voll aus, da habe ich ein bisschen mehr Freiraum.

Stella: Es ist in Ordnung, aber den Prompt, den wir euch dann vorbereitet haben,

Stella: natürlich mit einem Schritt-für-Schritt-Plan, weil, wer uns regelmäßig hört,

Stella: der weiß, Prompts, die modern sind, die müssen nicht nur nach dem siebenstufigen Prinzip gebaut sein,

Stella: sondern da müsst ihr strukturiert vorgeben, wie wollt ihr denn genau vorgehen.

Stella: Und das machen wir eben auch bei dem Thema Zeitmanagement, was übrigens auf

Stella: den zweiten Blick dann auch sehr komplex ist, damit es einfach gut funktioniert.

Stella: Falls ihr euch dafür interessiert, wie denn eigentlich dieser ursprüngliche

Stella: Prompt-Aufbau ist, dann hört doch mal rein in die Folge „Sauberer Prompt“.

Stella: Die findet ihr auch dann in den Shownotes dieser Episode. Aber jetzt endlich zu dem finalen Prompt.

Renate: Ihr seht, wir haben hier wieder angefangen mit der Rolle. Das ist natürlich wichtig.

Renate: Das heißt, wir haben hier einen erfahrenen Zeitmanagement-Coach verteilt und

Renate: dann die Aufgabe gegeben.

Renate: Das heißt, analysiere meine aktuelle Wochenplanung in meinem Google-Kalender

Renate: und optimiere sie so, dass ich produktiv bleibe, ohne mich zu überlassen.

Renate: Das heißt, das ist ja schon wichtig, weil wenn ich jetzt nur sage,

Renate: okay, bitte optimiere das, kann es schon sein, dass quasi alles vollgehauen wird.

Renate: Hauptsache, dass es jetzt jede Zeit ist optimal genutzt. Das heißt, das triggern

Renate: wir damit, dass es auch Pausen mit einrichtet und dann haben wir hier

Renate: diese Step-by-Steps mit schon aufgeschrieben.

Renate: Das heißt einmal dieses Verstehen.

Renate: Natürlich soll das Tool erstmal verstehen, hey, welche Termine sind da,

Renate: was sind das für Aufgaben, was für To-dos stehen dahinter und dass es hier auch

Renate: Rückfragen stellen soll.

Renate: Jeder, der uns schon hört, weiß natürlich, jeder Prompt endet immer mit,

Renate: welche Fragen hast du noch, um meine Anfrage bestmöglich zu beantworten,

Renate: weil wir manchmal einfach Sache vergessen.

Renate: Und dem können wir hier quasi entgegenwirken.

Renate: Genau, wie geht es weiter?

Stella: Ja, also es ist so ein bisschen dieser klassische Aufbau. Erstmal so ein bisschen die Daten sortieren.

Stella: Übrigens an der Stelle wichtig, entweder Zugriff gewähren oder PDF anhängen von dem Kalender.

Stella: Auch sowas oder vielleicht bei ChatGPT einfach ein Bild, einen Screenshot nutzen

Stella: und hochladen. Auch das könnte als Alternative funktionieren.

Stella: Aber natürlich daran denken, dann wird nur die Woche bearbeitet oder der Tag,

Stella: den ihr da angebt. Aber Punkt zwei ist die Analyse.

Stella: Und worum geht es da? Wie wir hier geschrieben haben, natürlich Zeitfresser markieren, Doppelung.

Stella: Also vielleicht das, was euch auch mal durchrutscht, wo ihr denkt,

Stella: ja, stimmt, könnte ich eigentlich mal machen, dass ihr da schon so ein bisschen

Stella: Inspiration bekommt, wie wir gerne sagen.

Stella: Und auch Aufgaben identifizieren, die sich bündeln und delegieren lassen.

Stella: Auch nochmal ein guter Punkt.

Renate: Genau, das finde ich sehr, sehr hilfreich, weil man eben, also es kann natürlich

Renate: erkennen, Wenn ihr da Aufgaben drin habt, die vielleicht effizienter genutzt

Renate: sind oder wo die Zeit effizienter genutzt wird, wenn man das vielleicht delegiert,

Renate: weil man die Zeit einfach viel mehr reduzieren kann.

Renate: Und genau, dann geht es natürlich auch hier weiter mit der Ergebnispräsentation.

Renate: Das heißt, erstell einen strukturierten Wochenplan mit klaren Blöcken.

Renate: Das heißt, hier auch sowas unterteilt in Fokuszeit, Meetings, E-Mails, Pausen.

Renate: Wenn ihr eine bestimmte Arbeitsweise nutzt, wie zum Beispiel diese, wie heißt diese Tomato?

Stella: Pomerade? Ja, ich glaube. Ja, genau. Habe ich bestimmt ein bisschen falsch gerade betont.

Renate: Also, wenn ihr sowas nutzt, dann schreibt das da mit rein.

Stella: Pomodore.

Renate: Ja, genau, stimmt.

Renate: Genau, genau. Dann schreibt das hier mit rein, dann kann es sich quasi danach

Renate: richten. Und auch hier sowas wie, hey, gib doch drei bis fünf konkrete Tipps,

Renate: damit die Zeitplanung auch langfristig verbessert werden kann.

Stella: Und warum immer diese Angaben 3 bis 5 oder von mir aus könnt ihr auch 2 bis

Stella: 3, je nachdem, was sich für euch gut anfühlt. Das hat einen einfachen Grund.

Stella: Sonst lauft der Gefahr, dass ihr nur einen Punkt bekommt oder sogar nur zwei, was euch zu wenig ist.

Stella: Oder, auch das haben unsere Tests schon gezeigt, ihr kriegt eine Liste mit über

Stella: 10 Punkten. Das klingt vielleicht auf den ersten Blick ganz super.

Stella: Aber nein, es ist ungeordnet. Ihr steigt da nicht durch und ihr denkt euch nur,

Stella: dafür muss ich doch nicht KI nutzen.

Stella: Also immer angeben, was wollt ihr haben. Nehmt euch die 30 Sekunden und denkt

Stella: nochmal drüber nach, was würde mir denn wirklich helfen.

Renate: Genau. Und ihr seht auch hier, ich habe nochmal geschrieben,

Renate: nochmal extra, es steht schon oben im Prompt, aber sicher ist sicher.

Renate: Nutze den Zugang zum Google-Kalender. So, jetzt fragt man sich natürlich,

Renate: hat es denn Zugang zum Google-Kalender?

Stella: Jetzt hast du aber den vierten Punkt übersprungen. Natürlich die einfache und klare Sprache.

Stella: So ein bisschen noch hinten ran, achtet einfach darauf.

Stella: Ihr könnt das natürlich auch beispielsweise anfügen. Hey, gib mir das Ganze

Stella: in Stichpunkten aus. Also auch da das, was für euch so am besten funktioniert,

Stella: das kommt in die Qualitätssicherung.

Renate: Genau, also das muss man natürlich auch mal selber einschätzen,

Renate: wenn ihr so das Gefühl habt, ihr braucht auch ein bisschen so einen Arsch drin.

Renate: Dann kann man auch nochmal schreiben, bitte sei motivierend oder füge motivierende Sprüche hin.

Renate: Vielleicht wäre das mal ein Ding. So, genau. Aber jetzt habe ich jetzt alles?

Stella: Jetzt hast du alles. Jetzt zum Google-Kalender.

Renate: Vielen Dank.

Renate: So, das heißt also, man muss den Zugang zum Google-Kalender aktivieren und ich

Renate: zeige euch das jetzt mal.

Renate: Okay, ihr müsst hier in Einstellungen gehen und dann seht ihr hier Konnektoren.

Renate: Genau, also hier steht dann quasi, mit was ihr verbunden seid, und ihr könnt

Renate: auch das immer jederzeit trennen.

Renate: Das heißt, selbst wenn ihr das mal austesten wollt und sagt,

Renate: nee, das reicht mir jetzt und ich will auch nicht, dass die Verbindung jetzt

Renate: weiterhin besteht, das kann man hier trennen. So.

Renate: Aber in dem Fall, dass ich das jetzt hier gesagt habe, hat es hier gefragt,

Renate: quasi nach den Zugängen.

Renate: Das muss man natürlich einmal dann geben.

Stella: Und vielleicht für die Leute, die gerade nicht den Videostream gucken.

Stella: Also wir haben nur gerade gezeigt, wie die Einstellungen eben funktionieren,

Stella: dass ihr bei ChatGPT ganz konkret auf die Seitenleiste klicken könnt.

Stella: Ich nenne es jetzt mal den kleinen Kreis unten in der Ecke.

Renate: Mit dem Namen.

Stella: Mit dem Namen und dann auf Konnektoren drückt. Und da findet ihr dann eben die

Stella: Möglichkeit, Google zu verbinden.

Renate: Ganz genau. Und dann steht jetzt hier auch, okay, hat sich mit Google Calendar

Renate: verbunden, und wie wir es natürlich gesagt haben, verbindet es hier und fragt

Renate: dann nochmal drei Fragen.

Renate: Das heißt, welche Termine sind jetzt nicht verhandelbar?

Renate: Ich habe natürlich darauf geantwortet und meine, es ist natürlich nicht verhandelbar,

Renate: dass ich jetzt hier zum Beispiel auf der Dmexco bin. Das kann ich hier schlecht verschieben.

Renate: Aber auch hier, das finde ich, ist eine sehr, sehr gute Frage.

Renate: Wann bist du am produktivsten? Weil das macht natürlich einen Unterschied,

Renate: auch in den Tipps, die es mir gibt,

Renate: ob ich lieber morgens, mittags oder abends arbeite und dann auch hier,

Renate: wie viel Puffer brauchst du nach so einer Reisephase, muss man da so einen Tag

Renate: frei dazwischen einplanen.

Renate: So, das beantwortet ihr dann vielleicht ein bisschen ausführlicher,

Renate: als ich das jetzt hier gemacht habe.

Renate: Und dann gibt es euch hier quasi eine wirkliche Analyse und eben auch Tipps,

Renate: wie man das noch besser machen kann.

Renate: Und da, das wissen wir natürlich, wir nehmen jetzt nicht einfach nur die Sachen,

Renate: die uns ChatGPT gesagt hat oder jedes andere KI-Modell und übernehmen das einfach

Renate: so, sondern jetzt fängt natürlich auch eigentlich die Arbeit an.

Renate: Hier nehmen wir ChatGPT, das Chat ernst, und gehen dann auch in den Austausch.

Renate: So würdet ihr es ja auch machen, wenn ihr mit einer guten Freundin über eure

Renate: Zeitplanung sprecht oder mit einem Zeitmanagement-Coach.

Renate: Da würde man ja auch in den Austausch gehen und sich dann noch mehr relevantere

Renate: Tipps quasi auch einholen.

Renate: Das haben wir in ChatGPT getestet, aber wir haben natürlich auch noch was anderes getestet.

Stella: Was wir jetzt nicht live zeigen, was wir aber auch getestet haben, ist Google Gemini.

Stella: Hat auch funktioniert. Jetzt muss man aber fairerweise dazu sagen,

Stella: Google hat natürlich direkt die Anbindung zum Google Kalender etc.

Stella: Dementsprechend könnt ihr euch da die ganze Verbindung quasi mit der dritten

Stella: App an der Stelle sparen.

Stella: Auch Copilot könnt ihr auch gerne ausprobieren. Da habt ihr eben in der Regel

Stella: auch den Vorteil, sofern die Zugänge alle eben in Anführungszeichen geöffnet

Stella: sind, dass ihr da direkt auf Kalender etc.

Stella: Zugreifen könnt. Aber an der Stelle nochmal, wir brauchen wirklich so einen Buzzer.

Stella: Achtet auf den Datenschutz. Also auch, wie Renate das gerade gemacht hat,

Stella: ihr habt kurz wahrscheinlich Einblicke im Kalender gehabt. Bitte keine Screenshots.

Renate: Ich habe schnell wieder hochgesucht.

Stella: Gucken wir doch jetzt mal. Wir wollten ja sagen, was richtig gut funktioniert hat.

Stella: Und das war Claude. Also wir waren selber ein bisschen überrascht.

Renate: Es ist wirklich Sieger unserer Herzen. In den letzten Folgen immer sagen wir,

Renate: oh, Cloud ist echt gut. Cloud macht echt Fortschritte.

Stella: Ja, und ich finde gerade bei der Anwendung sieht man das einfach extrem schnell.

Stella: Auch da könnt ihr eben entsprechend verbinden. Bei mir muss ich ehrlich sagen,

Stella: ich habe es jetzt auf meinem privaten iPhone getestet, mit meinem privaten Cloud-Zugang

Stella: und meinen Kalender da verbunden, den privaten Kalender.

Stella: Und das war eine Sache von ein paar Klicks. Das heißt aber, ich habe eben direkt

Stella: diesen iPhone-Kalender gehabt.

Stella: Mit Google, das reichen wir euch nach, wie da genau die Verbindung funktioniert.

Stella: Aber auch an der Stelle, es hat super funktioniert. Es war direkt in diesem Agenten-Modus.

Stella: Das heißt, ich habe jetzt mehrere Erinnerungen eingestellt bekommen für Pausen machen.

Stella: Ich habe Blocker in meinem Kalender für fokussiertes Arbeiten.

Stella: Ich habe eine kleine Rühe bekommen, weil in meinem privaten Kalender stehen

Stella: logischerweise nicht meine Arbeitstermine drin.

Renate: Du hattest gesagt, dass du nicht effektiv arbeitest.

Stella: Nee, es hat mir tatsächlich gesagt, du hast schon sehr viel freie Zeit,

Stella: wie du produktiv nutzen könntest.

Renate: Das ist auch...

Renate: In your face. Du bist faul.

Stella: Ja, aber es hat eben erkannt, da sind auf jeden Fall Lücken.

Stella: Das heißt, was wir euch damit sagen wollen, den Prompt, so wie wir ihn hier

Stella: einmal aufgebaut haben, könnt ihr eigentlich in den gängigen KI-Chatbots durchaus ausprobieren.

Stella: Aber eben jetzt auch mit der Schnittmenge rüber in den agentischen Modus,

Stella: sowohl bei ChatGPT als auch bei Cloud.

Renate: Genau, also man muss natürlich auch sagen, es gibt natürlich auch spezielle

Renate: Apps, die exakt darauf ausgebildet wurden, die exakt darauf trainiert wurden.

Renate: Ich bin einfach ehrlich gesagt nicht so der Freund, 10.000 Apps für jede Kleinigkeit

Renate: zu haben und bin sehr, sehr froh, dass das jetzt noch mehr in dem Kosmos schon

Renate: geht, ohne jetzt noch die 10.

Renate: App oder eher in dem Fall die 100. App auf dem Handy zu installieren.

Stella: Also war wirklich in der Anwendung super einfach. Probiert es gerne aus und

Stella: schreibt uns doch dann auch mal, wie eure Erfahrungen damit sind und natürlich

Stella: auch, falls ihr einen Vorschlag habt für einen Prompt, den wir uns mal anschauen sollen.

Stella: Weil ich glaube, wir müssen jetzt so langsam zum Ende der Folge kommen.

Stella: Also, wenn ihr mögt, schreibt uns gerne an meisterprompter@t3n.de.

Stella: Das ist unsere E-Mail-Adresse.

Stella: Und da antworten wir, kümmern uns um verlässlich und vertrauensvoll um eure

Stella: Vorschläge und nehmen die dann gerne auch für künftige Folgen auf.

Renate: Genau. Und dann sind wir jetzt tatsächlich schon am Ende unserer Folge, oder?

Stella: Ich würde sagen, es bleibt eigentlich nur noch eins offiziell zu sagen,

Stella: oder?

Renate und Stella: Drei, zwei, eins, bleib sauber.